Concejos para organizar un evento empresarial

Un evento permitirá entre otras cosas, tener un contacto directo con el público, llegando más fácilmente a tocar sus emociones y a conocerlos, como también generar un material de comunicación para la marca, con componentes más humanos y cercanos.

Existen ciertos punto a tener en cuenta a la hora de organizar éste tipo de eventos:

1- Definir bien los objetivos

Los objetivos de un evento corporativo se pueden dividir en dos grupos: objetivos promocionales y objetivos motivacionales. Los primeros, consisten en promocionar algún producto o línea de negocio. Mientras que los segundos giran en torno a la propia organización para formar, recompensar o estimular a los empleados.

2- Establece un presupuesto

Tener tu presupuesto claro es importante para tener una idea de lo que se podrá ofrecer en un evento y lo que no. Posibilidades hay muchas, pero todo dependerá del presupuesto que se tenga.

3- Elige día, hora, y localización

La fecha en la organización de eventos empresariales es un punto básico para asegurar la asistencia de la mayoría de los invitados. Normalmente, los eventos empresariales suelen tener lugar de lunes a viernes y en horarios de trabajo, así se evita que los invitados falten por estar de vacaciones o fuera de su horario laboral. Antes de decidir la fecha es importante también hacer research para asegurar que el evento no coincide con otras celebraciones.

4- Organiza una lista de tareas

En el desarrollo de un evento entran en juego muchos factores, tareas y personas. Por eso es precioso tener una buena organización.

Para ello es fundamental preparar una lista que permita optimizar recursos y tiempo. En ella se detallan todas las tareas pendientes, desde las contrataciones de servicios como el catering, los fotógrafos o el equipo audiovisual, hasta gestiones de permisos, consultas de localizaciones o speakers. De esta manera, se tendrá en un único documento una foto del estado del evento y se podrá controlar todas las tareas realizadas y las pendientes.

5- Prestar atención a los detalles

En la organización de eventos empresariales cada elemento cuenta: la decoración, la iluminación, el merchandising? todo ello influye en la experiencia de los asistentes.

Es muy importante prestar especial atención en la elección de los equipos de audio y proyección. Las pantallas de LED son grandes aliadas en éste tipo de eventos ya que permiten proyectar a quién esté dando el discurso o conferencia para que todos los asistentes puedan apreciarlo desde todos los puntos del lugar.

6- Menú

Hay distintas opciones de menues que dependerán del horario en que se lleve a cabo la actividad. Si se realiza con almuerzo o coctel, un detalle importante es tener en cuenta el alimento que se ofrecerá y prever menues vegetarianos (o aptos para celíacos). Si, en cambio, se realiza un desayuno o servicio de café, lógicamente es mucho más sencillo. Otro aspecto central es el momento en el que servir comida y/o refrigerios, ya que está estrictamente relacionado con la atención que se quiere lograr.